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招标文件审核应成为“前置”要求

2018年11月12日 09:03 来源:中国政府采购报打印

■ 陈颖文

招标文件是招投标过程中最重要的文件,招标文件的水平与质量关系到整个招投标活动的成败。而文件审核是招标文件质量控制过程中一个十分重要的环节,在招标文件编制完成后,应当怎样对招标文件进行审核以保证招标文件质量?另外,招标文件审核要做好哪些工作呢?下面是作者的一些初步看法。

一、审核完整性

无论什么文章,写作都有相应的要求,而完整性就是最基本的要求,招标文件的编制也是一样。检查一本招标文件是否完整,主要是审核整个文件框架是否包括了法律法规中规定的内容。

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)第二十条明确列出了招标文件应当包括的主要内容,如投标人须知、投标人应当提交的资格资信证明文件、投标文件编制要求、采购项目的技术规格数量服务标准验收等要求、拟签定的合同文本、货物服务提供的时间地点方式、采购资金的支付方式和时间条件、评标方法、评标标准和投标无效情形等基本内容,但对最高限价的规定、公开需要落实的相关政府采购政策很容易被忽略。根据近期财政部发布的信息公告,很多代理机构因未在采购文件载明给予小微企业产品价格扣除等相关政策而受到处罚。除此之外,87号令还对采购需求提出了应当完整、明确的要求。采购需求条件不完整或不明确,会直接影响到投标人的投标方案和报价。审核文件时应需注意文件中是否根据采购标的对相关要求进行足够详细的描述,这关系到投标人是否能够准确制定技术方案与商务方案;评标委员会能否准确进行比较与评审工作;其同时也是合同签订与履约验收的重要依据。如果招标文件内容不完整,就会影响到上述方面,从而影响招标采购的质量成果。

为了保证完整性,招标人或招标代理机构可成立相关的招标文件范本制作小组,根据不同的采购方式以及采购内容制定不同的范本,并根据最新的相关法律法规及时更新完善范本内容。这样既能防止缺漏,又便于提高编制文件以及审核文件的效率。

二、审核合规性

招标文件是否合法合规,与政府采购项目的顺利进行息息相关。不合规的文件可能会导致供应商的质疑投诉,以至于项目暂停延期。若没有及时发现文件的问题,更严重的将是因不合法而导致重新开展采购,进而影响采购效率。以下几方面是合规性审核的重点。

1.时间要求

政府采购法律法规对程序时间做了强制规定。采购方式不同的项目,规定的时间也大不一样。在此以公开招标项目为例,文件提供期限自招标公告、资格预审公告发布之日起计算不得少于5个工作日,自87号令开始实施之后,附则第八十五条规定:“本办法规定按日计算期间的,开始当天不计入,从次日开始计算。期限的最后一日是国家法定节假日的,顺延到节假日后的次日为期限的最后一日”,许多具体执行人把发布公告当天包括在内而导致发售时间不足。

2.限制供应商

技术要求与合同条款不应歧视有资格投标的供应商。在审核时常遇到一些在供应商还没有中标,却要求其在项目当地注册有分公司的实质性条款,这样限制了供应商进入本地区本行业的政府采购市场。同时,也不得指定货物的品牌,还要注意避免选用一家参数或多家最优参数的集成作为采购项目的技术标准、注意避免指定品牌或隐性指定品牌,如经常遇到的是把一些商品的产品介绍词作为技术要求直接附在文件中。以上内容都是引起供应商质疑投诉的导火索,审核政府采购招标文件时,一定要注意理解、把握法律法规和规范性文件的相关规定,避免在技术要求与合同条款中出现违背内容或条款。

3.实质性条款

法定无效投标条款主要是指《中华人民共和国政府采购法》等法律规定的无效投标的条款,而招标文件中约定无效投标条款则与前者不一样。后者指的是供应商的资质、响应的付款方式和条件,例如交货地点、交货期、质保期、以及技术参数允许偏差及偏差范围等其他的要求。审核时,约定无效投标条款应该在招标文件中体现,应注意不能与法律法规相违背,还需要注意不能构成歧视性条款来排斥潜在的供应商,否则很可能遭到质疑。比如,要求供应商必须提供制造商的授权书和售后服务承诺书;再比如,要求供应商必须具有某品牌的专利。在标明实质性要求和条件时,还需要在文件中标注特殊符号所表达的内容。审核时如果发现文件中有出现两个以上不同的符号,更应注意其代表内容是否在文件中说明清楚。切忌文件中什么也不说明就来随意使用符号,这样很容易造成供应商的误解。

4.评标办法和标准

评标条款,是衡量招标是否公正的关键。政府采购的评标办法可以采用综合评分法和最低评标价法。审核的时候也须严格符合国家有关法律、法规、规章及规范性文件的规定,符合招标投标的基本特性。检查判断评价因素是否全面、合理,例如审核因素中常常出现“医院业绩”“学校业绩”这些对特殊行业的限制的业绩加分是否为需要修改的内容。同时各项组成因素所赋的分值也要符合要求,公开、邀请以及磋商招标项目对货物与服务项目有不同分值限制。审核人员还需注意,作为评分办法的商务技术部分,要切合项目的特点,将有区间规定的商务条件和采购需求指标量化到相应区间。分值一定要围绕所采购的标的物来进行,不可设置一些不能与采购需求相匹配的评审因素。总之,评标办法和标准既要做到合法合理,又要能有效防止为投标人量身定做。

5.资格要求

很多项目都在资格要求中设置了投标人的相关资质,在审核中则需特别注意。审核人员首先要确定资质内容是否与项目要求相适合,不相适合的,不宜作为资格要求。相适合的,审核人员还要确定该资质是否属于国家有关部门已取消的资质,如资质已取消则不应作为资质要求,如该资质要求变为行业协会核发,则可根据招标项目的情况考虑是否设为评分项。

如该资质仍由国家有关部门核发,审核人员要根据所要求资质的级别标准进行核对,项目内容应与资质的级别相对应,与项目技术要求高、难度大无关,提高或降低资质等级都不允许,否则属于《中华人民共和国政府采购法实施条例》第二十条规定的“以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇”的情形。

三、审核合理性

合理性需要根据招标项目的具体情况,认真分析。审核招标文件时首先要以采购人的角度,考虑到专用条款内容的必要性,其次要将自己放在供应商的位置,考虑到技术内容的合理性,这样才能提高招标的成功率。因此招标文件一定要注意细节,技术规格等相关要求不能草率决定。对采购人提供的技术规格及需求,必须对相关内容的合理性进行审查把关,不能将拿到手的采购需求在文件中简单地复制、粘贴。比如,前期交流的一些技术资料可能包括设备的广告性描述甚至是型号,如果直接放到采购需求里,那么会造成排他性从而导致采购的失败。再比如,某些信息化项目要求在项目实施期间及运行期间均提供原厂服务,那么就应该判断在这两个阶段是否都需要原厂服务,如果从实际要求来看都不需要或是有一个阶段不需要,那么该要求就可能导致排他性,或是造成不必要的成本。

(作者单位:广西机电设备招标有限公司)

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